Az Sayıda Gösterge
Dört gösterge bir ekibin takip edebileceği üst sınırdır; on gösterge hiçbirinin takip edilmemesi demektir.
Rehber
İK otomasyonunun faydasını izin sürecinde nasıl ölçersiniz?
Bu rehber, kurulumdan önce kaydedilecek başlangıç verileriyle İK otomasyonunun etkisinin nasıl ölçüleceğini izin süreci üzerinden açıklar.
Adım 1
Üç akışı ayrı değerlendirin.
İzin süreci tek bir iş değil; üç ayrı akıştan oluşur ve üçü ayrı ölçülür.
- Bilgi Sorgulama
Çalışanın bakiyesini istemesinden bilgiyi almasına kadar geçen süre. İK ekibinin bu sorguya ayırdığı aktif çalışma süresini ayrıca kaydedin.
- Talep Oluşturma
Kullanıcının talebi başlatması ile ERP’de talebin oluşması arasındaki süre. Eksik alan ya da düzeltme nedeniyle yeniden işlem gereken durumları da sayın.
- Onay Süreci
ERP’de oluşan talebin sonraki karar adımları. Bu akış çoğunlukla kullanıcı erişiminden bağımsızdır.
Bilgi
Aynı sonuç değil.
Kullanıcı erişiminin değişmesi ile yöneticinin karar verme süresinin değişmesi aynı sonuç değildir. İlkini Dijital İletişim etkiler, ikincisini ERP’deki süreç kuralları ve yöneticinin kendi ritmi belirler. Bu ikisi karıştırılırsa ölçüm yanlış yere bakar.
Adım 2
Başlangıç verisini kullanım öncesinde alın.
Kurulumdan sonra alınan “önceki durum” verisi bir tahmindir.
Ölçümün en sık yapılan hatası, başlangıç değerini kurulumdan sonra hatırlamaya çalışmaktır. “Eskiden herhâlde günde yirmi soru geliyordu” cümlesi bir veri değil, bir izlenimdir; karşılaştırma bu izlenime dayanırsa sonuç da tartışmalı olur.
Erişim açılmadan önce iki hafta boyunca sayın: kaç sorgu geldi, kaçı kim tarafından yanıtlandı, ne kadar sürdü. İki hafta yeterli değilse bir ay; ama mutlaka öncesinde.
Adım 3
Başarı tanımını işlem başlamadan yazın.
Sonradan yazılan başarı tanımı, çıkan sonuca göre şekillenir.
Kurulumdan önce yazılacak dört cümle:
- Not Beklenen Değişim Hangi göstergenin hangi yönde hareket etmesi beklendiği
- Not Yeterli Eşik Anlamlı sayılacak eşik: kesin bir rakam olmasa da bir aralık
- Not Değerlendirme Süresi Değerlendirmenin hangi süre sonunda yapılacağı
- Not Vazgeçme Koşulu Sonucun yetersiz sayılacağı durum — bunu yazmak en zor ama en gerekli olanı
Adım 4
Ölçüm kaydını sade tutun.
Toplanması zor olan veri toplanmaz; toplanmayan veri de ölçüm değildir.
Zaten Var Olan Kayıtlar
Telefon, kutu ve ERP kayıtları çoğu göstergeyi zaten üretir; yeni bir kayıt sistemi kurmayın.
Tek Sorumlu
Ölçümü kimin toplayacağı belli olmalı; herkesin işi olan hiç kimsenin işi olur.
Sabit Aralık
Aynı gösterge aynı yöntemle ve aynı sıklıkta ölçülmezse karşılaştırma anlamını yitirir.
Adım 5
Zamanı maliyete çevirirken hesap sınırını koruyun.
Kazanılan süreyi paraya çevirmek meşrudur. Hangi süreyi çevirdiğinizi açıkça yazın.
Bir işlemin ekibe maliyeti yalnız o işlemin süresi değildir: bağlam değiştirme, hatırlama ve geri dönüş de maliyettir. Ama bu kalemleri hesaba katıyorsanız kattığınızı yazın; yazmazsanız hesap ikna edici olmaktan çıkar.
Aynı şekilde, kazanılan sürenin başka bir işe aktarılıp aktarılmadığı ayrı bir sorudur. Serbest kalan zaman kendiliğinden değere dönüşmez.
Adım 6
Düşük kullanım da bir sonuçtur.
Kullanılmayan bir akış, çalışmayan bir akıştan farklı bir sorundur ve farklı çözülür.
| Belirti | Olası Neden | Bakılacak Yer |
|---|---|---|
| Kimse kullanmadı | Erişimin açıldığı duyurulmadı | İç iletişim ve kullanıcı grubunun seçimi |
| Bir kez denendi, bırakıldı | Akış beklenen yanıtı vermedi | İşlem kapsamı ve yapay zekâ talimatları |
| Kullanıldı ama ekip yine devrede | Akış işin yalnız bir kısmını kapsar | Sürecin seçilen parçası |
| Kullanım var, süre değişmedi | Darboğaz başka adımda | ERP’deki onay ve süreç kuralları |
İlgili Sayfalar
Ölçtüğünüz süreç nasıl kurulur?
İK süreçlerinin ayrıntısı, dört adımlık devreye alma ve çalışan erişiminin kuralları.
Sonraki Adım
İzin süreciniz için ölçüyü birlikte kuralım.
Bugün İK’ya kaç sorgu geldiğini biliyorsanız yarısı hazır demektir.