Tesis ve Güvenlik Hizmetleri

Dağınık işgücünde ofis herkese aynı anda uzaktır.

Personel onlarca noktada ve farklı vardiyalarda çalışırken bilgi ve talepler ofise bağımlı kalır. Vardiya, izin, olay bildirimi, tesis talebi ve iş emri: hepsi aynı kapıya yönelir.

Süreçler

Noktadaki personel ofisi beklemeden yazar.

Puantaj, izin, olay bildirimi, tesis talebi ve iş emri: hepsi aynı kanaldan yürür.

Puantaj, Vardiya ve Görevlendirme

Personel kendi kaydındaki bilgiyi doğrudan görür.

Gelen numara ERP’deki özlük kaydıyla eşleşiyor; puantaj, çizelge ve görevlendirildiği nokta o an okunuyor.

  • Sorgulama kayıt oluşturmaz; en yüksek tekrar, en düşük risk buradadır
  • Nokta ve vardiya değişikliği talebi kayda döner ve ilgili sürece girer
  • Talep açılması görevlendirmenin değiştiği anlamına gelmez; karar ERP’deki akışta verilir

Noktadaki Personel

Bugün

  1. Bu ayki puantajımda kaç saat görünüyor?
  2. Puantajınızda bu ay 168 saat görünüyor.
  3. Gelecek hafta görevlendirildiğim nokta neresi?
  4. Çizelgenizde gelecek hafta AVM B blok noktası görünüyor.
Örnek bir sohbet; gerçek bir puantaj kaydı değildir.

İzin İşlemleri

Bakiye sorulur, talep aynı kanaldan açılır.

İzin bakiyesi personelin kendi özlük kaydından okunur; talep de aynı konuşmada oluşturulur ve kâğıt adımı kalkar.

  • Talep ERP’nizdeki onay sürecine düşer ve oradaki kurallara göre ilerler
  • Personel açtığı talebin aşamasını aynı konuşmadan görebilir
  • Bölge sorumlusu aracı olmaktan çıkar; yalnız karar verdiği yerde devrede kalır

Noktadaki Personel

Bugün

  1. İzin bakiyemi öğrenip önümüzdeki hafta için talep açmak istiyorum.
  2. Yıllık izin bakiyeniz 8 gün görünüyor. Hangi tarihler için açalım?
  3. 12 ve 13 Ekim, pazartesi ile salı.
  4. 12–13 Ekim için 2 günlük talebinizi açtım ve onaya gönderdim. Aşamasını buradan sorabilirsiniz.
Örnek bir sohbet; gerçek bir personel kaydı değildir.

Olay ve Devir Teslim Bildirimi

Bildirim konuşmada açılır, kayıt zaman damgasıyla oluşur.

Noktada görülen olay ofis telefonunu beklemiyor; personel durumu kendi kanalından iletir ve bildirim doğrudan ERP kaydına döner.

  • Bildirim, personelin ERP’deki özlük kaydıyla eşleşir
  • Kaydın saati bildirimin saatidir; olayın saati personelin belirttiği bilgidir
  • Kayda geçen şey bildirimin kendisidir; devir teslimin yapıldığının kanıtı değildir
  • Devir teslimde aktarılan notlar da aynı kayda bağlanabilir

Noktadaki Personel

Bugün

  1. Gece devir teslimde otopark kamerasının çalışmadığını gördük, bildiriyorum.
  2. Not alıyorum. Olayın saatini ve yerini yazar mısınız?
  3. Saat 02:15, B blok otopark.
  4. Bildiriminiz kayda geçti: olay saati 02:15, yer B blok otopark. Devir teslim notlarınızı da yazarsanız aynı kayda eklerim.
Örnek bir sohbet; gerçek bir olay kaydı değildir.

Tesis Bakım ve Temizlik Talebi

Talep noktadan açılır, iş emri akışına düşer.

Tesiste görülen eksik ya da arıza, görüldüğü yerde yazılır; asistan eksik alanı sorar ve talep ERP’nizdeki iş emri akışını başlatır.

  • Hangi bina, blok ya da noktaya ait olduğu kayda bağlanır
  • Talep, ERP’nizdeki iş emri akışına düşer; planlama o akışta yapılır
  • Talep açılması işin yapılacağı tarih için taahhüt değildir

Noktadaki Personel

Bugün

  1. B blok girişinin aydınlatması çalışmıyor, akşam karanlık kalıyor.
  2. Talebi açıyorum: B blok girişi, aydınlatma arızası. Doğru mu?
  3. Doğru. Acil değil ama bu hafta çözülsün.
  4. İş emrini açtım, numarası İE-7342. “Bu hafta” notunuzu da ekledim.
Örnek bir sohbet; gerçek bir iş emri kaydı değildir.

İş Emri Durumu ve Tamamlanma

Aşama sorulur, tamamlanma aynı kanaldan bildirilir.

Talebi açan kişi iş emrinin hangi aşamada olduğunu aynı yerden sorar; işi yapan kişi de tamamlandığını aynı kanaldan bildirir.

  • Okunan bilgi iş emri kaydında o an görünen aşamadır
  • Tamamlanma bildirimi, tanımlanan ERP bağlantısı üzerinden kaydı günceller
  • Kaydın kapanma kararı ERP’nizdeki kurallara bağlıdır

Noktadaki Personel

Bugün

  1. Dün açılan aydınlatma iş emri ne aşamada?
  2. İE-7342 planlanmış görünüyor; ekip bugün 14:00 için atanmış.
  3. İş bitince buradan haber verebilir miyim?
  4. Evet; tamamlandığını buraya yazmanız yeterli, iş emri kaydına işlerim.
Örnek bir sohbet; gerçek bir iş emri kaydı değildir.

Kullanıcı

Personel dağınık ama erişim kapsamı dardır.

Kendi kaydı ve kendi noktası — bu ikisinin dışına çıkmaz.

Bilgi

Personel kendi noktasını ve kendi kaydını görür.

Gelen numara ERP’nizdeki özlük kaydıyla eşleştirilir. Bu eşleşme tek başına yetki vermez. Erişim, kaydın bağlı olduğu nokta ve görev alanıyla sınırlıdır. ERP bağlantısındaki yetkiler ve işlem kapsamı da bu karara uygulanır. Bir personel başka noktanın ya da başka personelin kaydına erişemez.

Güvenlik ve Veri Yönetimi

Başlarken

Sahada ilk süreç.

Nokta sayısı arttıkça aynı akışın getirisi büyür.

İlk akış için gerekenler:

  • Gerekli Nokta ve Personel Sayısı İlk uygulama adımında erişimi açılacak noktalar ve personel
  • Gerekli En Sık İşlem Puantaj mı, bildirim mi, tesis talebi mi — birinden başlanır
  • Gerekli Nokta-Kayıt Eşleşmesi Personelin hangi nokta ve görev alanıyla ilişkilendirileceği
  • Gerekli ERP Karşılığı Kaydın gideceği süreç ve onu yürütecek ERP bağlantısı
  • Gerekli Bugünkü Değer Ofise gelen başvuru sayısının kurulum öncesi hâli

Departman Tarafı

Sahadan ofise düşen işler.

Dağınık işgücünün talepleri üç departmanda toplanır. Her departmanın süreci kendi sayfasında anlatılır.

Saha ve Operasyon

Olay bildiriminin ve tesis talebinin iş emrine döndüğü taraf

İnceleyin

İnsan Kaynakları

Puantaj, izin ve görevlendirme kayıtlarının tutulduğu taraf

İnceleyin

Muhasebe

Hizmet faturası ve cari kaydın tutulduğu taraf

İnceleyin

Sonraki Adım

Sahadan en çok gelen işlemle başlayalım.

Hangi işlemin ayda kaç kez ofise düştüğünü söyleyin. İlk akışı birlikte seçelim.

Demo talep edin