Bilgi, konuşurken okunur.
Arayan sorar, asistan tanımlanan erişim kapsamları içindeki yanıtı ERP’nizden o an okur. Ürün kalıcı bir iş verisi kopyası oluşturacak biçimde tasarlanmaz.
Çağrı Yönetimi
Numaranız değişmesin, telefonu açan değişsin.
Müşteriniz ve tedarikçiniz aynı numarayı aramaya devam eder; seçilen çağrı akışında karşılayan artık ERP’nizi okuyabilen bir asistan.
Müşteri
Arıza bildirilir, randevu aynı aramada işlenir.
Tanımlanan akışta müşteri kesintiyi anlatır; asistan kesinti kaydını ERP’den bulur, uygun aralıkları sunar ve iş emrini ERP’nizdeki kayda işler.
- Akşamdan beri evde elektrik yok, komşularda var. Ekip bakabilir mi?
- Adresinizdeki kesinti kaydını buldum. Ekip için en yakın 2 aralık: bugün 16:00–18:00, yarın 09:00–11:00.
- Bugünkü olsun.
- Randevunuz bugün 16:00–18:00 için oluşturuldu; iş emri kaydınıza işlendi.
Somut İşlem
Bir arama, baştan sona.
Çağrı canlıdır: arayan hattın ucunda bekler ve elinde ne bir ekran ne bir şifre vardır. Seçilen çağrı akışında dört adım aynıdır.
Adım 1
Arama düşer.
Müşteri ya da tedarikçi bugün yayımladığınız numarayı arar; telefonu asistan açar.
Adım 2
Arayan eşleştirilir.
Arayan numara ERP’nizdeki kayıtla eşleştirilir. Erişim kararı, ERP bağlantısındaki yetkiler ile ilgili kayıt ve uygulama kapsamına göre verilir.
Adım 3
Soru konuşurken yanıtlanır.
Asistan soruyu anlar ve yanıtı ERP’den o an okur; ERP ana kayıt kaynağı olarak kalır.
Adım 4
İşlem hatta başlar.
Randevu ya da talep arayan hattayken ERP’deki akışı başlatır; çözülmeyen çağrı tanımladığınız birime aktarılır.
Kanal Akışları
Çağrıda bilgi ve işlem nasıl ilerler?
Bilgiye erişim, işlem başlatma, giden arama ve insan aktarımı çağrıda kullanıma alınabilir. Kullanılacak işlevleri ERP bağlantısı, kanal ve işlem kapsamı belirler.
İşlem, telefonu kapatmadan başlar.
Tanımlanan randevu, talep ya da kayıt işlemi arayan hattayken ERP’nizdeki iş akışını başlatır.
Giden arama da aynı işlem tanımındadır.
Asistan yalnız gelen çağrıyı karşılamaz. Tanımlanan durumlarda aramayı kendisi de başlatabilir.
Aktarım, hat açıkken yapılır.
Asistanın çözmediği çağrı kapanmaz; hat açıkken, tanımladığınız birime aktarılır.
Bilgi
Telefon numarası, kimlik eşleşmesinin başlangıcıdır.
Çağrı geldiğinde arayan numara ERP’nizdeki kayıtla eşleştirilir. Bu eşleşme tek başına yetki vermez. Erişim, ERP bağlantısındaki yetkiler ile ilgili kayda göre belirlenir. Kurulumda tanımlanan rol ve işlem kapsamı da bu karara uygulanır. Eşleşme yoksa asistan kayda bağlı bilgi vermez.
Güvenlik ve Veri YönetimiBaşlarken
Bir hatla başlayın, ölçerek genişletin.
Önce dört sorunun yanıtı netleşir; sonra telefonun kendi kayıtları neyin değiştiğini söyler.
- Hangi hat?
Aramaların bugün düştüğü numara ve asistanın devreye gireceği durum
- Kim arar?
Müşteri, çalışan ya da tedarikçi için senaryoya göre kurulan bir hat. Her biri ayrı bir erişim kapsamıdır.
- Hangi bilgi, hangi işlem?
Asistanın hat açıkken okuyacağı bilgiler ve başlatacağı işler için açılacak ERP bağlantıları.
- Aktarım Kuralı
Asistanın çözmediği çağrının hangi birime ve hangi anda aktarılacağı
Not
Çağrı hattının kurulumunu üstleniriz.
Talimatları o hatta ve o sürece göre hazırlar, ERP bağlantısını kurar ve akışı ERP sonucuyla birlikte doğrularız. Ürün Dijital İletişim altyapısında çalışır. Yapay zekâ ve barındırma giderleri bize aittir. Ücretlendirme kullanıcı sayısına göre yapılır. Kullanıcı grubu, süreçler ve sunulacak destek teklifte belirlenir.
Değerlendirme
Çağrı hattında ne ölçülür?
Dördü de ilk hat açılmadan önce bugünkü değeriyle not edilmeli.
Telefonun kendi kayıtlarından okunabilecekler:
- Ölçülür Asistanın Kapattığı Çağrı Aktarıma gerek kalmadan sonuçlanan arama oranı
- Ölçülür Aktarım Nedeni Aktarılan çağrıların hangi soruda takıldığı
- Ölçülür Kayda Geçme Süresi Aramanın başlaması ile ERP’de karşılığının oluşması arasındaki süre
- Ölçülür Mesai Dışı Arama Ekip müsait değilken gelen ve yanıtsız kalmayan çağrılar
Sık Sorulanlar
Müşterilerimize yeni bir numara duyurmamız gerekir mi?
Hayır. Asistan, bugün yayımladığınız numaraya gelen aramayı karşılar. Arayan için değişen tek şey, telefonu bir insanın açmıyor olmasıdır.
Asistan sorunun yanıtını bilmiyorsa çağrıya ne olur?
Asistan, tanımlanan yanıt sınırını aşan talebi karşılamadığını belirtir. Senaryoya göre çağrı şirket içinde tanımladığınız birime aktarılır. Hangi durumda hangi birime aktarılacağı kurulumda birlikte belirlenir.
ERP verilerimizin bir kopyası sizde saklanır mı?
ERP ana kayıt kaynağı olarak kalır. Ürün, ERP iş verilerinin kalıcı bir kopyasını veya ikinci bir iş veri tabanını oluşturacak biçimde tasarlanmaz. Bilgi talep geldiğinde ERP bağlantınızdan okunur ve yanıt üretilirken işlenir. İşlem sırasında kullanılan veriler, teknik kayıtlar ve bunların saklama koşulları teknik görüşmede ve sözleşmede belirlenir.
Güvenlik ve Veri YönetimiKurulum ne kadar sürer?
Toplam takvim, ERP bağlantınızın hazırlığına bağlıdır. Görüşmede önce hangi hatla başlayacağınızı ve bu hat için gereken bilgi ile işlemleri birlikte çıkarırız.
ERP’mizin telefonla konuşabilmesi gerekir mi?
Hayır, konuşan asistandır. ERP’nizin gerekli dış bağlantıyı sunması ön koşuldur. SAP, Oracle ve Logo dâhil bu koşulu sağlayan sistemlerle çalışılabilir.
EntegrasyonlarDiğer Kanallar
Aynı ERP iletişim katmanı, mesajda ve e-postada.
Mesaj
Çalışanınızın telefonunda zaten açık.
WhatsApp ve şirketinize özel asistan üzerinden soru sorulur, form doldurulur, talep açılır.
Mesaj Yönetimi
E-posta
Gelen e-postayı birinin okuması gerekmez.
E-posta okunur, yanıtlanır ve gereken işlem ERP’nizde başlar; ekindeki belge kayda aktarılır.
E-posta YönetimiSonraki Adım
İlk çağrı akışını birlikte seçelim.
Bugün telefonda en çok tekrarlanan soruyu söylemeniz yeterli. Bu soru için gereken ERP bağlantısını ve işlem kapsamını görüşmede birlikte çıkarırız.