Gelen e-posta okunur ve yanıtlanır.
Talep metnin içinde yazılıdır. Asistan ne istendiğini anlar, tanımlanan erişim kapsamları içindeki bilgiyi ERP’nizden o an okur ve yanıtı aynı yazışmaya yazar.
E-posta Yönetimi
Adresiniz değişmesin, e-postayı okuyan değişsin.
Müşteriniz, çalışanınız ve tedarikçiniz bugün yazdığı adrese yazmaya devam eder; seçilen e-posta akışında geleni okuyup yanıtlayan bir asistan olur.
Tedarikçi
Soru yazışmada yanıtlanır, ekteki belge kayda işlenir.
Tanımlanan akışta tedarikçi bakiyesini soruyor, sipariş onayını ekte gönderiyor; asistan ERP’nizden yanıtlıyor, belgeyi okuyup siparişe işliyor.
Bakiye ve açık siparişler
Somut İşlem
Bir e-posta, baştan sona.
Seçilen e-posta akışında dört adım geçerlidir: gelenin içinde bir soru, bir talep ya da bir belge olabilir.
Adım 1
E-posta düşer.
Gönderen bugün yazdığı adrese yazar. Yeni bir adres duyurulmaz, yeni bir form öğretilmez.
Adım 2
Gönderen eşleştirilir.
Gönderen adres ERP’nizdeki kayıtla eşleşir. Erişim kararı, ERP bağlantısındaki yetkiler ile ilgili kayıt ve uygulama kapsamına göre verilir.
Adım 3
İçerik okunur.
Metinde ne istendiği anlaşılır. Ekinde belge varsa senaryoda tanımlanan alanlar ondan da çıkarılır; belirsiz kalan sorulur.
Adım 4
Yanıt verilir ya da kayıt açılır.
Soruysa bilgi ERP’den okunup yanıtlanır. Talepse tanımlanan ERP bağlantısı süreci başlatır.
Kanal Akışları
E-postada bilgi ve işlem nasıl ilerler?
Bilgiye erişim, işlem başlatma, belgeden veri aktarımı ve giden e-posta bu kanalda kullanıma alınabilir. Kullanılacak işlevleri ERP bağlantısı, kanal ve işlem kapsamı belirler.
Metindeki talep işleme dönüşür.
Ek gerekmez. Yazıyla iletilen ve tanımlanan işlem kapsamları içindeki bir istek ERP’nizdeki kaydı açar ya da akışı başlatır.
Ekli belgeler de okunur.
Tanımlanan form, tablo ve taranmış belgeler okunur. Alanlar senaryoya göre anlamlandırılıp ERP’deki karşılığına aktarılır.
Giden e-posta da aynı işlem tanımındadır.
Asistan yalnız gelen e-postayı karşılamaz. Tanımlanan durumlarda e-postayı kendisi de gönderir.
Bilgi
E-posta adresi, kimlik eşleşmesinin başlangıcıdır.
E-posta geldiğinde gönderen adres ERP’nizdeki kayıtla eşleştirilir. Bu eşleşme tek başına yetki vermez. Erişim, ERP bağlantısındaki yetkiler ile ilgili kayda göre belirlenir. Kurulumda tanımlanan rol ve işlem kapsamı da bu karara uygulanır. Aynı kural metinle gelen bir istek ve ekli bir belge için geçerlidir. Eşleşme yoksa asistan kayda bağlı bilgi vermez.
Güvenlik ve Veri YönetimiBaşlarken
Bir e-posta türüyle başlayın, ölçerek genişletin.
Önce beş sorunun yanıtı netleşir; sonra kutunun kendi kayıtları neyin değiştiğini söyler.
- Hangi adres?
E-postaların bugün düştüğü kutu ve asistanın devreye gireceği durum
- Kim yazar?
Müşteri, çalışan ya da tedarikçi. Her biri ayrı bir erişim kapsamıdır.
- Hangi talepler?
Metinle gelen hangi soru ve isteklerin karşılanacağı belirlenir; kutuya en çok düşen konu buradan seçilir.
- Hangi belge, hangi alan?
Ek gelen akışlarda okunacak belge türleri ve çıkarılacak alanlar
- Hangi ERP bağlantıları?
Bilgiyi okuyacak ve işlemi başlatacak ERP bağlantıları
Not
E-posta akışının kurulumunu üstleniriz.
Talimatları o belge türüne göre hazırlar, ERP bağlantısını kurar ve okunan alanları ERP sonucuyla birlikte doğrularız. Ürün Dijital İletişim altyapısında çalışır. Yapay zekâ ve barındırma giderleri bize aittir. Ücretlendirme kullanıcı sayısına göre yapılır. Kullanıcı grubu, süreçler ve sunulacak destek teklifte belirlenir.
Değerlendirme
E-postada ne ölçülür?
Dördü de ilk e-posta türü seçilmeden önce bugünkü değeriyle not edilmeli.
Kutunun kendi kayıtlarından okunabilecekler:
- Ölçülür Ekibe Düşen E-posta Bir kişinin açıp yanıtlaması gereken e-posta sayısı
- Ölçülür Yanıt Süresi E-postanın gelmesi ile yanıtın gitmesi arasındaki süre
- Ölçülür Elle Giriş Azalması İçeriği ya da eki elle sisteme geçirilen e-posta sayısının kurulum öncesine göre değişimi
- Ölçülür Aktarım Nedeni Aktarılan e-postaların hangi noktada takıldığı
Sık Sorulanlar
E-postada ek yoksa da çalışır mı?
Evet. Asistan gelen e-postanın metnini okur, ne istendiğini anlar ve yanıtlar. Talep gerektiren bir konuysa ERP’nizdeki kaydı açar. Ek, kanalın yapabildiklerinden yalnız biridir.
Hangi ek türleri okunabilir?
Ekli belgeler okunabilir ve senaryoya göre anlamlandırılıp içeri aktarılır. Hangi belge türünden hangi alanların çıkarılacağı süreç sahibiyle birlikte kurulumda belirlenir.
Asistan yanlış anlarsa ne olur?
Boşluğu kendisi doldurmaz. Belirsiz kalan isteği ya da alanı aynı yazışmanın içinde sorar. Konu tanımlanan işlem kapsamını aşarsa e-postayı ilgili birime aktarır.
Kurulum ne kadar sürer?
Toplam takvim, ERP bağlantınızın hazırlığına bağlıdır. Görüşmede önce hangi e-posta türüyle başlayacağınızı ve bunun için gereken bilgi ile işlemleri birlikte çıkarırız.
Hangi ERP’lerle çalışır?
ERP’nizin dış bağlantı sunması ön koşuldur. SAP, Oracle ve Logo dâhil bu koşulu sağlayan sistemlerle çalışılabilir. Hangi bağlantıların açılacağı seçilen süreçle birlikte belirlenir.
EntegrasyonlarDiğer Kanallar
Aynı ERP iletişim katmanı, çağrıda ve mesajda.
Çağrı
Arayanı bir insan karşılamak zorunda değil.
Gelen aramayı asistan karşılar. Arayanı ERP kaydıyla eşleştirir ve sorusunu anlar. Şirketinizin belirlediği erişim kapsamları içinde yanıt verir; gerekiyorsa kaydı açar.
Çağrı Yönetimi
Mesaj
Çalışanınızın telefonunda zaten açık.
WhatsApp ve şirketinize özel asistan üzerinden soru sorulur, form doldurulur, talep açılır.
Mesaj YönetimiSonraki Adım
İlk e-posta akışını birlikte seçelim.
Hangi sorunun ya da hangi belgenin gün içinde kaç kez geldiğini söyleyin. Bunun için gereken ERP bağlantısını ve işlem kapsamını görüşmede birlikte çıkarırız.