İnsan Kaynakları

İzin ve bordro soruları İK ekibinizin zamanını almasın.

İK ekiplerinin önemli bir zamanı, ERP’de zaten bulunan bilgileri çalışanlara tek tek aktarmakla geçer.

Süreçler

Aynı sorular, çalışanın zaten açık olan kanalında yanıtlanır.

ERP’de yazılı olan bilgi İK’ya uğramadan, çalışanın kendi kaydından okunup yanıtlanır.

Günlük Bilgiler

Menü, servis ve çizelge soruları kaynağından yanıtlanır.

Yemek menüsü, servis güzergâhı ve vardiya çizelgesi her gün yeniden soruluyor; tek tek önemsiz, toplamda ekibin en çok zamanını alan sorular. Yanıt, çalışanın kendi kaydından ve tanımlı kaynaklardan okunur.

  • Yemek menüsü tanımlı kaynaktan okunur
  • Servis güzergâhı ve saat bilgisi çalışanın kendi kaydından gelir
  • Vardiya çizelgesi yalnız çalışanın kendi vardiyasını gösterir
  • Özlük kaydına bağlı diğer bilgiler tanımlanan rolün erişim kapsamları içinde görünür

Çalışan

Bugün

  1. Servisim akşam kaçta kalkıyor?
  2. Güzergâhınızda akşam kalkış saati 17:20 görünüyor.
  3. Bugün yemekhanede ne var?
  4. Bugün mercimek çorbası, orman kebabı, pilav ve sütlaç var.
Örnek bir sohbet; gerçek bir çalışan kaydı değildir.

İzin ve Bakiye

Bakiye beklemeden okunur, izin talebi onay akışına düşer.

Çalışan kalan iznini İK’ya yazıp beklemek yerine zaten açık olan kanaldan soruyor; bakiye ERP’den o an okunuyor. Talep aynı sohbette kurulup ERP’nizdeki onay akışını başlatıyor — talebin açılması, onaylanmış olduğu anlamına gelmez.

  • Bakiye ERP’den o an okunur
  • Talep form yerine konuşmada açılır
  • Çalışan açtığı talebi aynı yerden sorgulayabilir
  • Sonuç bildirimi ayrı bir işlem adımıdır ve seçilen süreçle birlikte belirlenir

Çalışan

Bugün

  1. Kaç gün yıllık iznim kaldı?
  2. Yıllık izin bakiyeniz 14 gün görünüyor.
  3. 2–6 Kasım için izin talebi açar mısınız?
  4. 2–6 Kasım için 5 günlük talebinizi açtım ve onaya gönderdim. Aşamasını buradan sorabilirsiniz.
Örnek bir sohbet; gerçek bir çalışan kaydı değildir.

Bordro ve Özlük

Aynı soru ekibe uğramadan yanıtlanır.

Ayın aynı üç gününde gelen aynı soru, çalışanın kendi kaydından yanıtlanır. İK listeyi hazırlamaz; kullanımın hangi konulara yayıldığını kayıtlardan izler.

  • Çalışan kendi kaydındaki bilgiyi tanımlanan erişim kapsamları içinde sorgular
  • Kayıttaki bilgiyi sorgulamak ile belge üretmek ayrı işlemlerdir
  • Kaç kişinin ne sorduğu kayıt altında kalır; uygulama kapsamının nereye genişleyeceği bu kayıtla belirlenir

Çalışan

Bugün

  1. Eylül bordromda net ödeme ne kadar?
  2. Eylül bordronuzda net ödeme 34.260 TL görünüyor.
  3. Bordro pusulasını da buradan alabilir miyim?
  4. Pusulayı buradan gönderemiyorum; bordronuzdaki kalemleri kayıttan okuyabilirim.
Örnek bir sohbet; gerçek bir çalışan kaydı değildir.

Fazla Mesai

Birikmiş süre okunur, talep ve karar aynı kanalda kalır.

Birikmiş süre ve ilgili dönem ERP’den okunur. Fazla mesai talebi ayrı bir form doldurulmadan konuşmanın içinde oluşturulur. Talep, ERP’nizde tanımlı iş akışını başlatır. Onay ve sonraki adımlar oradaki kurallara bağlıdır. Yönetici kararının aynı kanaldan alınıp alınmayacağı uygulama kapsamında belirlenir.

  • Mesai bilgisi ERP’den okunur
  • Talep konuşmanın içinde açılır
  • Onay ve sonraki adımlar ERP’nizin kurallarına bağlıdır

Çalışan

Bugün

  1. Bu ay kaç saat fazla mesaim var?
  2. Bu ay 7 saat onaylanmış fazla mesainiz görünüyor.
  3. Cumartesi 09:00–13:00 mesaiye geleceğim, talebimi açar mısınız?
  4. Cumartesi 09:00–13:00 için 4 saatlik talebinizi açtım ve onaya gönderdim.
Örnek bir sohbet; gerçek bir çalışan kaydı değildir.

Erişim Kapsamı

Kim neyi görür?

İK verisi hassastır. Erişim kapsamı bu yüzden ERP kaydı düzeyinde çizilir.

Bilgi

Kimlik, özlük kaydına bağlanır.

Gelen numara ERP’nizdeki özlük kaydıyla eşleştirilir. Bu eşleşme tek başına yetki vermez. Erişim, ERP bağlantısındaki yetkiler ile ilgili özlük kaydına göre belirlenir. Kurulumda tanımlanan rol ve işlem kapsamı da bu karara uygulanır. Kayıtta karşılığı olmayan bir kullanıcı kayda bağlı bilgi almaz. Yönetici ve çalışan için ayrı erişim kapsamları tanımlanır.

Güvenlik ve Veri Yönetimi

Değerlendirme

İK tarafında ne ölçülür?

Hepsi ilk süreç açılmadan önce bugünkü değeriyle not edilmeli.

İzin sürecinde izlenebilecek göstergeler:

  • Ölçülür İK Müdahalesi Aynı tür işlemde ekipten yardım gerektiren başvuru sayısı
  • Ölçülür İşlem Süresi Çalışanın talebi başlatması ile ERP’de talebin oluşması arasındaki süre
  • Ölçülür Düzeltme İhtiyacı Eksik gün, yanlış tarih ya da hatalı tür nedeniyle geri dönen izin talepleri
  • Ölçülür Kullanım Erişimi açılan çalışanların kaçının akışı gerçekten kullandığı

Sektör Tarafı

İK yükü nerede katlanır?

Çalışan sayısı ve dağınıklığı arttıkça aynı süreç farklı bir ölçeğe geçer.

Üretim Tesisleri

Vardiya, bakım, İSG ve günlük bilgiler

İnceleyin

Tesis ve Güvenlik Hizmetleri

Puantaj, izin, olay bildirimi ve görevlendirme

İnceleyin

Perakende Zincirleri

Şube stok, personel, iade ve gün sonu

İnceleyin

Sonraki Adım

İzinle başlayan ilk akışınızı birlikte seçelim.

Ekibinize en çok gelen soruyu ve bugün nasıl karşılandığını söylemeniz yeterli. Gereken ERP bağlantısını ve işlem kapsamını görüşmede çıkarırız.

Demo talep edin