Satın Alma ve Tedarik

Tedarikçi ve bayi soruları satın alma ekibinizin masasına düşmesin.

Satın alma ekipleri, tedarikçi belgelerini ERP’ye aktarmak ve tekrarlanan durum sorularını yanıtlamak için önemli zaman harcar.

Süreçler

Tedarikçinin sorusu ve belgesi kendi kanalından yürür.

Sipariş, durum, teklif ve teslimat: yazışma satın alma ekibine uğramadan kayda döner.

Sipariş Belgesi

Ek okunur, ne anlaşıldığı aynı yazışmada yazılır.

Ek okunur, tanımlanan alanlar çıkarılır ve ne anlaşıldığı aynı yazışmada yazılır; belirsiz alan varsa asistan sorar, kendi doldurmaz.

  • Çıkarılan bilgi tanımlanan ERP kayıt akışına aktarılır
  • Hangi belge türünden hangi alanların çıkarılacağı süreç sahibiyle birlikte belirlenir
  • Kayıt ERP’nizdeki süreci başlatır; sonraki adımlar oradaki kurallara bağlıdır

Tedarikçi

Sipariş onayı: 4512

  1. Tedarikçi

    Merhaba, 4512 numaralı sipariş için onayımızı ve teslim planımızı ekte gönderiyoruz.

    siparis-onayi-4512.pdf

  2. Asistan

    Belgeyi okudum: 5 kalem, toplam 52.900 TL, teslim 14 Ekim. 4. kalemin birimi yazmıyor; koli mi, adet mi?

  3. Tedarikçi

    4. kalem 20 koli olacak.

  4. Asistan

    Teşekkürler. 4. kalemi 20 koli olarak işledim; onayınız 4512 numaralı siparişe kaydedildi.

Örnek bir yazışma; gerçek bir tedarikçi kaydı değildir.

Sipariş ve Ödeme Durumu

Aşama ve vade, kendi kaydından okunur.

Tedarikçi yalnız kendi ERP kaydına bağlı siparişleri ve ödemeleri görür. Siparişin hangi adımda olduğu ve ödemenin durumu bu kayıttan okunur.

  • Siparişin aşaması ve ödemenin vadesi aynı yerden sorulur
  • Aynı soru için satın alma ekibinden kimsenin ERP açması gerekmez
  • Sorgulama ERP’de bir kayıt oluşturmaz

Tedarikçi

  1. Merhaba, 1036 numaralı siparişin ödemesi hangi aşamada?
  2. Mal kabulü tamamlanmış ve faturanız onaylanmış. Kayıtta ödeme vadesi 30 Ekim.
  3. 1042 numaralı siparişin de vadesi belli mi?
  4. 1042 kayıtta teslim bekliyor görünüyor; henüz bir vade oluşmamış.
Örnek bir arama; gerçek bir tedarikçi kaydı değildir.

İrsaliye ve Teslimat

Teslimat bildirimi sipariş kaydına bağlanır.

Teslimat bildirimi telefonla geliyor, sonra kayda geçiyor; kullanıcı iki taraflı: bildirimi tedarikçi yapar, sonucu depo görür.

  • Tedarikçi teslimatı kendi kanalından bildirir; irsaliye bilgisi konuşmada oluşur
  • Bildirim, ERP’nizdeki ilgili sipariş ya da sevkiyat kaydına bağlanır
  • Teslim edilen kalemler depo tarafından aynı kayıt üzerinden görülür
  • Hangi bildirimin hangi kayda dönüşeceği kurulumda tanımlanır

Tedarikçi

Bugün

  1. 1042 numaralı siparişin ilk sevkiyatı bugün yola çıktı.
  2. İrsaliye numarasını ve sevkiyattaki kalem sayısını yazar mısınız?
  3. İrsaliye İRS-2291, 8 kalem.
  4. İRS-2291 ve 8 kalemi 1042 numaralı siparişe bağladım; depo teslimatı bu kayıttan görecek.
Örnek bir sohbet; gerçek bir sevkiyat kaydı değildir.

Teklif Toplama

Teklif yanıtları ilgili kayıtla ilişkilendirilir.

Teklif istekleri tek tek yazılıyor, yanıtlar gelen kutusunda dağılıyor; burada bilgi tek yönlü gelmez, karşılıklı gider gelir.

  • Teklif isteği ilgili tedarikçilere kendi kanallarından gider
  • Gelen yanıt ve varsa eki okunur; tanımlanan alanlar çıkarılır
  • Yanıt, ERP’nizdeki ilgili teklif ya da satın alma kaydıyla ilişkilendirilir
  • Değerlendirme ve seçim ERP’nizdeki süreç kurallarına göre yürür; karar sizde kalır

Tedarikçi

Teklif talebi: ambalaj kalemleri

  1. Tedarikçi

    Merhaba, teklif isteğinizi aldık; fiyat listemizi ekte gönderiyoruz.

    teklif-ambalaj.pdf

  2. Asistan

    Ekteki teklifi okudum: 6 kalem, toplam 48.200 TL, geçerlilik 30 gün. Teklif talebiyle ilişkilendirdim.

  3. Tedarikçi

    Teslim süresini 15 gün olarak güncelledik, dikkate alır mısınız?

  4. Asistan

    Teslim süresini 15 gün olarak işledim; teklifiniz değerlendirmede.

Örnek bir yazışma; gerçek bir tedarikçi kaydı değildir.

Erişim Kapsamı

Tedarikçi bir dış kullanıcıdır.

Tedarikçinin erişim kapsamı, çalışan ve müşteri için tanımlanan sınırlardan ayrıdır.

Bilgi

Erişim cari kaydına bağlanır.

Gelen adres ya da numara ERP’nizdeki tedarikçi kaydıyla eşleştirilir. Bu eşleşme tek başına yetki vermez. Hangi kayıtların görülebileceği ve hangi işlemlerin başlatılabileceği, ERP bağlantısındaki yetkiler ile ilgili tedarikçi kaydına göre belirlenir. Uygulama kapsamı da bu karara uygulanır. Eşleşme yoksa asistan kayda bağlı bilgi vermez.

Güvenlik ve Veri Yönetimi

Değerlendirme

Satın almada ne ölçülür?

Dördü de bugünkü değeriyle not edilirse uygulamanın genişletilmesi tartışmalı olmaz.

Tedarikçi akışında izlenebilecek göstergeler:

  • Ölçülür Ekip Süresi Aynı belge türü için ekibin harcadığı toplam süre
  • Ölçülür Bilgiye Ulaşma Süresi Tedarikçinin sorusunu sormasından yanıtı almasına kadar geçen süre
  • Ölçülür Yeniden İşlem Eksik ya da hatalı alan nedeniyle tekrarlanan kayıt sayısı
  • Ölçülür Yeniden Sorma Aynı durum sorusunun tedarikçi tarafından tekrarlanma sayısı

Sektör Tarafı

Tedarik trafiğinin yoğun olduğu işletmeler.

Tedarikçi sayısı ve belge hacmi arttıkça aynı süreç farklı bir yük hâline gelir.

Üretim Tesisleri

Vardiya, bakım, İSG ve günlük bilgiler

İnceleyin

Restoran ve Kafe Zincirleri

Malzeme, vardiya, tedarik ve gün sonu

İnceleyin

Lojistik ve Nakliye

Sevkiyat, randevu, belge ve sürücü tarafı

İnceleyin

Sonraki Adım

Tedarikçilerinizin en sık sorduğu durumla başlayalım.

Gün içinde en çok tekrarlanan belge ya da durum sorusunu söyleyin. Gereken ERP bağlantısını ve işlem kapsamını birlikte çıkaralım.

Demo talep edin