Muhasebe

Tekrar eden belge girişi muhasebe ekibinizin zamanını almasın.

Muhasebe ekiplerinin zamanı, gelen belgeleri ERP’ye aktarmak ve onay süreçlerini takip etmekle geçer.

Süreçler

Belge, onay ve cari sorusu muhasebeye uğramadan yürür.

Ekip zamanı aynı soruları yanıtlamakla değil, kayıtları kontrol etmekle geçer.

Masraf Belgesi

Belge gelir, alanlar çıkarılır, kayıt açılır.

Çalışan masraf formu doldurmaz; belgenin fotoğrafını gönderir. Asistan tutarı, tarihi ve masraf türünü okuyup kayda ekler. Muhasebe ekibinin işi belgeyi bulup yazmak değil, oluşan kaydı kontrol etmek olur.

  • Fotoğraf yeterli, form gerekmez
  • Alanlar çıkarılıp kayda geçer
  • Geçmiş masraflar aynı yerden sorgulanır

Çalışan

Bugün

  1. Merhaba, müşteri ziyaretindeki yemeğin fatura fotoğrafını gönderiyorum; masraf kaydı açar mısınız?
  2. Faturayı okudum: 2.340 TL, 12 Eylül tarihli, yemek-içecek. Kaydı bu bilgilerle açayım mı?
  3. Evet, doğru.
  4. Masraf kaydınızı açtım, numarası MF-2210; onaya gönderildi. Sonucunu buradan sorabilirsiniz.
Örnek bir sohbet; gerçek bir masraf kaydı değildir.

Cari ve Bakiye

Bakiye kendi cari kaydından okunur.

Arayan numara ya da gönderen adres ERP’nizdeki cari hesapla eşleştirilir. Bakiye o hesaptan talep anında okunur. Aynı soru için muhasebe ekibinden kimsenin ERP açması gerekmez.

  • Müşteri ya da tedarikçi yalnız kendi cari kaydını görür
  • Bilgi talep anında ERP bağlantısından okunur; ürün kalıcı bir iş verisi kopyası oluşturacak biçimde tasarlanmaz
  • Aynı bakiye sorusu için ekipten kimsenin ERP açması gerekmez

Müşteri

  1. Merhaba, firmamızın cari bakiyesini öğrenebilir miyiz?
  2. Merhaba, numaranızdan cari hesabınızı buldum. Güncel bakiyeniz 24.800 TL; en yakın vade 30 Eylül.
  3. Geçen salı yatırdığımız 15.000 TL görünüyor mu?
  4. Görünüyor: salı günkü 15.000 TL kayda işlenmiş, bakiyenize yansımış durumda.
Örnek bir arama; gerçek bir cari hesap kaydı değildir.

Onay Akışı

Onay, ERP açılmadan verilir ve geri yazılır.

Kayıt onaya düştüğünde karar verecek kişi bildirimi kendi telefonunda görür: tutar, tür ve talep eden. Kararı orada verir; sonuç ERP’deki masraf sürecine işlenir. Onay beklerken kimse birine hatırlatma yazmaz.

  • Bildirim karar vericiye ulaşır
  • Karar sohbette verilir
  • Sonuç ERP’ye geri yazılır

Yönetici

Bugün

  1. Onayınızı bekleyen bir masraf var: saha ekibinden, 2 gecelik konaklama, 8.400 TL.
  2. Onaylıyorum.
  3. Kararınızı masraf kaydına işledim.
Örnek bir sohbet; gerçek bir masraf kaydı değildir.

Belge Talebi

Fatura ve ekstre talebi ayrı bir işlem tanımı ister.

Fatura ya da ekstre talebi e-postayla gelir ve elle hazırlanır. Belge üretimi bilgi sorgulamadan farklıdır ve ERP’de ayrı bir işlev gerektirir.

  • Talebin alınması tanımlı bir kayıt işlemidir; talep ERP kaydına dönüşür
  • Belgenin oluşturulup iletilmesi, ERP’nizin bu işlev için dış bağlantı sunmasına bağlıdır
  • Talebi kimin hangi kayıtlar için açabileceği kurulumda belirlenir
  • Talebin kapsadığı belge türleri ve çıkarılacak alanlar görüşmede belirlenir

Müşteri

Dönem ekstresi talebi

  1. Müşteri

    Merhaba, üçüncü çeyrek hesap ekstremizi ve mutabakat yazısını rica edebilir miyiz?

  2. Asistan

    Talebinizi kayda geçirdim, numarası BT-1189; muhasebe birimine iletildi.

  3. Müşteri

    Ekte eylül ödemelerimizin dekontlarını da gönderiyorum, ekleyebilir misiniz?

    odeme-dekontlari.pdf

  4. Asistan

    Dekontları okudum: 3 ödeme, toplam 61.500 TL. Talebinizle ilişkilendirdim.

Örnek bir yazışma; gerçek bir talep kaydı değildir.

Erişim Kapsamı

Muhasebede üç kullanıcı için üç erişim kapsamı vardır.

Çalışanın masrafı, yöneticinin onayı ve cari sorgusu farklı kayıtlara bağlanır.

Bilgi

Cari sorgusu yalnız kendi kaydında kalır.

Cari bakiye soran müşteri ya da tedarikçi kendi cari hesabıyla eşleştirilir. Eşleşme tek başına yetki vermez. Eşleşme yoksa asistan hesaba bağlı bilgi sunmaz. ERP bağlantısındaki yetkiler, ilgili hesap ve uygulama kapsamı birlikte değerlendirilir. Masraf kaydını görüntüleme ile belge üretimi ayrı işlemler olarak ele alınır.

Güvenlik ve Veri Yönetimi

Değerlendirme

Muhasebede ne ölçülür?

Belge okuma doğruluğu bu alanda en kritik göstergedir.

Masraf akışında izlenebilecek göstergeler:

  • Ölçülür Elle Giriş Azalması Aynı belge türü için elle giriş gerektiren kayıt sayısının kurulum öncesine göre değişimi
  • Ölçülür Kayda Geçme Süresi Belgenin gönderilmesi ile ERP’de karşılığının oluşması arasındaki süre
  • Ölçülür Onay Süresi Kaydın onaya düşmesi ile kararın verilmesi arasındaki süre
  • Ölçülür Düzeltme İhtiyacı Yanlış okunan tutar ya da tarih nedeniyle elle düzeltilen masraf kaydı sayısı

Sektör Tarafı

Belge ve Kayıt Trafiğinin Yoğunlaştığı Sektörler

Masraf, fatura ve kayıt trafiği bu üç işletme tipinde farklı kaynaklardan yoğunlaşır.

Toptan Ticaret ve Distribütörlük

Bayi cari hesabı, vade ve iade talebi

İnceleyin

Okul ve Üniversiteler

Tahsilat, öğrenci bakiyesi, masraf ve hizmet faturaları

İnceleyin

Tesis ve Güvenlik Hizmetleri

Puantaj, hakediş, masraf ve hizmet faturaları

İnceleyin

Sonraki Adım

En çok tekrar eden belgenizle başlayalım.

Hangi masraf belgesinin ayda kaç kez elle girildiğini söyleyin. Alanlarını ve gereken ERP bağlantısını birlikte çıkaralım.

Demo talep edin