Okul ve Üniversiteler

Sekreterlik bir dönem boyunca aynı soruları yanıtlar.

Kayıt ve taksit dönemlerinde aynı sorular tek bir birimde yoğunlaşır. Ödeme, öğrenci durumu, belge ve servis: soran kişi kurumun türüne göre değişir.

Süreçler

Aynı sorular sekreterliğe uğramadan yanıtlanır.

Ödeme, öğrenci durumu, belge ve servis: yanıt, soranın kendi kaydından okunur.

Ödeme ve Taksit

Bakiye kendi kaydından okunur.

Soran kişi kendi kanalından soruyor; gelen numara ERP’deki öğrenci kaydıyla eşleştiriliyor ve bakiye o an okunuyor.

  • Okulda soran genellikle velidir; üniversitede öğrencinin kendisidir
  • Hangi velinin hangi öğrenci kaydına erişeceği kurum politikanızla tanımlanır; yetişkin öğrencide veli erişimi varsayılmaz
  • Sorgulama kayıt oluşturmaz; ödeme ayrı bir işlem yetkisidir

Veli

  1. Merhaba, ekim taksitini bugün yatırdık, görünüyor mu?
  2. Numaranızdan öğrencinizin kaydını buldum: ekim taksiti ödenmiş, açık bakiye yok.
  3. Kasım taksitinin son günü ne zaman?
  4. Son gün 15 Kasım; taksit tutarı 12.500 TL.
Örnek bir arama; gerçek bir öğrenci kaydı değildir.

Servis ve Güzergâh

Servis bilgisi sekreterliğe uğramadan yanıtlanır.

Veli kendi öğrencisinin güzergâhını ve kalkış saatini sabah, kendi telefonundan sorar; yanıt gecikmez ve sekreterliğin günü bu soruyla bölünmez.

  • Sorgu yalnız velinin kendi öğrencisi için yanıtlanır
  • Adres ya da güzergâh değişikliği talebi aynı konuşmada kayda döner
  • Talep ERP’nizdeki tanımlı akışa düşer

Veli

Bugün

  1. Merhaba, servisi kaçırmayalım; bu sabah kaçta geçiyor?
  2. Öğrencinizin güzergâhında sabah geçiş saati 07:50 görünüyor.
  3. Teşekkürler. Adresimiz değişti, yeni adres Lale Sokak No: 12. Güzergâh talebi açar mısınız?
  4. Güzergâh değişikliği talebinizi yeni adresle açtım, numarası SR-2214. Değerlendirmeye alındı.
Örnek bir sohbet; gerçek bir öğrenci kaydı değildir.

Öğrenci Durumu

Bilgi, erişime açılan ERP kaydından okunur.

Aynı süreç iki kurumda iki ayrı soruya karşılık gelir: okulda devamsızlık ve günlük durum, üniversitede kayıt ve başvuru durumu.

  • Okul tarafında tipik soru devamsızlık; üniversite tarafında kayıt ya da başvuru durumu
  • Velinin gördüğü ile öğrencinin gördüğü ayrı ayrı tanımlanır
  • Erişim kapsamı kurum kararıdır; Dijital İletişim kendiliğinden bir bilgi açmaz
  • Öğretmen aracı olmaktan çıkar; bilgi talebi gününü bölmeden yanıtlanır

Veli

Bugün

  1. Merhaba, oğlumun bu haftaki devamsızlığını öğrenebilir miyim?
  2. Öğrencinizin kaydında bu hafta 1 gün devamsızlık görünüyor: perşembe.
  3. Dönem toplamı ne kadar?
  4. Bu dönem toplam 2 gün devamsızlık görünüyor.
Örnek bir sohbet; gerçek bir öğrenci kaydı değildir.

Belge Talebi

Talep kayda döner, belge üretimi ayrı bir iştir.

Talebin alınması ile belgenin üretilmesi aynı adım değildir; ikincisi sisteminizin bu işlevi sunmasına bağlıdır.

  • Talebi kimin hangi kayıt için açabileceği kurulumda tanımlanır
  • Belgenin oluşturulup iletilmesi, ERP’nin ilgili işlev için dış bağlantı sunmasına bağlıdır
  • Talep açılması belgenin hazır olduğu anlamına gelmez
  • Bu sürecin işlem kapsamı teknik görüşmede belirlenen bağlantılarla netleşir

Öğrenci

  1. Merhaba, öğrenci belgesine ihtiyacım var; kaydım aktif mi?
  2. Baktım: kaydınız aktif görünüyor. Belge talebini açayım mı?
  3. Evet, açın lütfen.
  4. Talebinizi açtım, numarası BT-2031; öğrenci işlerine iletildi.
Örnek bir arama; gerçek bir öğrenci kaydı değildir.

Kullanıcı

Üç kullanıcı için üç erişim kapsamı vardır.

Veli, öğrenci ve kurum personeli; hangisinin neyi göreceği kurum politikanızdır.

Bilgi

Veli, öğrenci ve personel için ayrı erişim kapsamları tanımlanır.

Gelen numara ya da adres ERP’nizdeki kayıtla eşleştirilir. Bu eşleşme tek başına yetki vermez. Erişim, ERP bağlantısındaki yetkiler, ilgili kayıt ve kurum politikasına göre belirlenir. Veli erişimi yetişkin öğrenci için kendiliğinden varsayılmaz. Bir veli başka öğrencinin, bir öğrenci başka kaydın bilgisine erişemez. Kurum personelinin izin ve puantaj süreçleri ayrı bir uygulama kapsamıdır ve İnsan Kaynakları sayfasında anlatılır.

Güvenlik ve Veri Yönetimi

Başlarken

Kurumda ilk süreç.

Dönem başında kurulan bir akış, o dönemin tamamında ölçülebilir.

İlk akış için gerekenler:

  • Gerekli İlgili Kullanıcı Veli mi, öğrenci mi, personel mi — birinden başlanır
  • Gerekli En Sık Soru Sekreterliğe en çok gelen tek sorunun ne olduğu
  • Gerekli Kayıt Eşleşmesi Kullanıcının hangi öğrenci kaydıyla ilişkilendirileceği
  • Gerekli Kurum Politikası Veliye ve öğrenciye hangi bilginin açılacağı
  • Gerekli Bugünkü Değer Birime gelen çağrı ve mesaj sayısının kurulum öncesi hâli

Departman Tarafı

Sekreterliğin ardındaki ekipler.

Veli ve öğrenci talepleri üç departmana dağılır. Süreçlerin ayrıntısı ilgili departman sayfalarında yer alır.

Muhasebe

Taksit ve bakiye bilgisinin okunduğu öğrenci hesapları

İnceleyin

Müşteri İlişkileri

Veli ve öğrenci taleplerinin karşılandığı taraf

İnceleyin

İnsan Kaynakları

Kurum personelinin izin ve puantaj süreçleri

İnceleyin

Sonraki Adım

Sekreterliğe en çok gelen soruyla başlayalım.

Hangi sorunun dönem içinde kaç kez sorulduğunu söyleyin. ERP kaydı karşılığını birlikte çıkaralım.

Demo talep edin