Beyaz Liste Mantığı
Açılan API uç noktaları dışında hiçbir şey erişilebilir değildir. Erişim kapsamı eksiltmeyle değil eklemeyle büyür.
Rehber
Müşteri ve tedarikçiye ERP erişimi açarken sınırlar nasıl belirlenir?
Bu rehber, müşteri ve tedarikçilere ERP erişimi açarken kullanıcı, kayıt ve ilişki sınırlarının nasıl belirleneceğini açıklar.
Adım 1
Kişi ile kurum hesabını ayırın.
Karşınızdaki bir şirket, ama sizinle konuşan bir kişi.
ERP’de kayıt kurumundur: ERP kaydı bir şirkete aittir. Ancak erişimi bir kişi kullanır ve o kişi yarın o şirkette çalışmayabilir. Erişimi yalnız kurum kaydı üzerinden tanımlarsanız kişi ayrıldığında yetkisi kendiliğinden kapanmaz.
Bu yüzden iki soru ayrı sorulur: hangi kurumun kaydına erişilecek ve o kuruma bağlı hangi kişilerin erişimi olacak.
Adım 2
Önce erişilecek bilgiyi seçin.
Erişim kapsamını “neyi göremesin” diye değil, “neyi görsün” diye tanımlayın.
Tek Kayıt, Tek Soru
İlk erişim kapsamında tek bir kayıt türü seçin: fatura ya da sipariş, ikisi birden değil.
Alan Düzeyi
Bir kaydın tamamı değil, hangi alanlarının görüneceği de bir karardır.
Geçmiş Sınırı
Ne kadar geriye gidilebileceği tanımlanır; çoğu durumda tüm geçmiş gerekmez.
Adım 3
Görüntüleme ile işlemi ayrı tanımlayın.
Bir kaydı görebilmek, o kayıt üzerinde işlem yapabilmek anlamına gelmez.
| Kayıt | Görüntüleme | İşlem |
|---|---|---|
| Fatura | Kendi faturasını görebilir | Ödeme bildirimi yapabilir mi ayrı karardır |
| Sipariş | Kendi siparişinin aşamasını görebilir | Sipariş açma ya da değiştirme ayrı yetkidir |
| Servis kaydı | Açtığı kaydın durumunu görebilir | Yeni kayıt açma ayrı yetkidir |
| Cari bakiye | Kendi bakiyesini görebilir | Mutabakat başlatma ayrı yetkidir |
Adım 4
Tedarikçi sürecini satın alma ekibiyle somutlaştırın.
Tedarikçinin erişeceği bilgi ve işlemleri en iyi bilen kişi satın almacıdır, BT değil.
Satın alma ekibiyle netleşecekler:
- Tanımlanır Hangi tedarikçiler? Erişimi açılacak tedarikçi kayıtları ve seçilme ölçütü
- Tanımlanır Hangi belge? Okunacak ek türleri ve çıkarılacak alanlar
- Tanımlanır Hangi işlem? Belge iletme, kayıt oluşturma ya da iş akışı başlatma
- Tanımlanır Kim doğrular? Oluşan kaydı kontrol edecek kişi ve kontrolün ne zaman yapılacağı
Adım 5
Erişimin yaşam döngüsünü de planlayın.
Erişim açmak bir andır; erişim yönetmek bir süreçtir.
- 1
Açılış
Erişimin hangi koşulda ve kim tarafından açılacağı
- 2
Değişiklik
Kişi ya da yetki değiştiğinde erişim kapsamının nasıl güncelleneceği
- 3
Askıya Alma
İlişki duraklarsa erişimin geçici olarak nasıl durdurulacağı
- 4
Kapatma
İlişki bittiğinde erişimin kim tarafından ve ne zaman kapatılacağı
Dikkat
Kapatma en çok unutulan adımdır.
Erişim açma kararı genellikle özenle verilir; kapatma ise kimsenin görevi olmadığı için açık kalır. Kapatmanın kime ait olduğunu ilk gün yazın.
Adım 6
İlk görüşme için kısa bir erişim tanımı yeterlidir.
Uzun bir erişim listesi görüşmeyi değil, kurulumu geciktirir.
- Tek Kullanıcı Tipi
İlk uygulama kapsamına müşteri ya da tedarikçiden birini alın. İkisiyle aynı anda başlamayın.
- Tek Kayıt Türü
İlk uygulama kapsamına fatura, sipariş ya da servis türlerinden birini seçin.
- Tek Yetki Düzeyi
Önce yalnız görüntüleme, işlem yetkisi sonraki adımda
- Tek Kanal
Kullanıcılarınız bugün nereden ulaşıyorsa oradan.
Adım 7
Sonucu iki açıdan izleyin.
Bir dış kullanıcı akışı hem sizin hem onun için işe yaramalıdır.
İşletme Açısından
Ekibe düşen tekrar eden talep sayısı ve buna ayrılan süre izlenir.
Kullanıcı Açısından
Sorusunu sormasından yanıtı almasına kadar geçen süre ve tamamlanan akış oranı ölçülür.
İkisi birden düşerse
Akış kullanılmıyor ya da ihtiyaç azalmış olabilir; ayırt etmek için tamamlanan akış oranına bakın.
Yalnız biri düşerse
Yük yer değiştirmiş olabilir; darboğazın nereye taşındığına bakın.
İlgili Sayfalar
Müşteri ve tedarikçi talepleri hangi ekipte?
Dış kullanıcıya açılan süreçlerin ayrıntısı ve erişimin kuralları.
Sonraki Adım
Dış kullanıcılarınız için ilk erişim kapsamını birlikte değerlendirelim.
Hangi kullanıcı tipiyle ve hangi ERP kaydıyla başlayacağınızı söyleyin. Erişim ve işlem kapsamlarını görüşmede çizelim.